Wprowadzenie

W odcinku 2 pisałem o 6 zasadach skutecznego negocjatora. Jedną z nich była zasada, aby nie poddawać się wpływowi drugiej strony i manipulacjom. Wspominałem wtedy, że sposobów wywierania wpływu w negocjacjach jest kilkadziesiąt. Nazywa się je technikami negocjacyjnymi lub często taktykami negocjacyjnymi. W tym odcinku przedstawię Wam jedną z nich! Dzięki niemu dowiecie się jak bezbłędnie ją rozpoznawać, jak skutecznie się przed nią bronić a tym samym jak ją wykorzystywać. Zapraszam!

Mowa o kolejnej popularnej technice negocjacyjnej, czyli technice ograniczonych kompetencji lub ograniczonego pełnomocnictwa! W nieco zmodyfikowanej wersji spotkacie się również z techniką wyższej instancji oraz techniką niejasnego mandatu. Trochę dużo tych nazw? Spokojnie, za chwilę wszystko stanie się jasne!

Na czym technika ograniczonych kompetencji polega?

Zacznijmy od tego na czym technika ograniczonych kompetencji polega. Klasyczna forma tej techniki polega na odmowie, uzasadnionej brakiem odpowiednich kompetencji. Co w takiej sytuacji usłyszycie? “Przykro mi, ale niestety nie mogę udzielić rabatu wyższego niż 5%”. Inny przykład, “Maksymalny termin płatności jaki mogę Państwu przyznać to 30 dni”.

Modyfikacja tej techniki nazywana techniką wyższej instancji polega na uzasadnieniu odmowy brakiem zgody: zarządu, przełożonych, szefów, kierownictwa, niezgodnością z polityką firmy, procedurami, instrukcjami, przepisami, generalnie wszystkim na co nie mamy wpływu. Przykład. “Nasze minimum logistyczne to 20 palet. Nasz zarząd na pewno się nie zgodzi na jakiekolwiek odstępstwo od tej zasady”. Brzmi jak siła wyższa! Prawda?

Inną modyfikacją jest technika niejasnego mandatu. Jest niezwykle zjadliwa! Polega na prowadzeniu rozmów i podejmowaniu uzgodnień, które na końcu wymagają potwierdzenia przez kogoś kto w rozmowach nie uczestniczy. W takiej sytuacji bardzo często chodzi wyłącznie o zbadanie celów minimów strony przeciwnej. Posłuchajcie! “Wydaje się https://schule-weiler.de/letter-v/index.html , że wszystko mamy już omówione. Liczę, że w przyszłym tygodniu nasz Dyrektor Handlowy będzie mógł te warunki potwierdzić”.

Mam nadzieję, że dostrzegacie już potencjalnie wysoką skuteczność techniki ograniczonych kompetencji i jej pochodnych? Jak się przed nią bronić? Na szczęście jest kilka sprawdzonych sposobów przeciwdziałania, dzięki którym nie będziecie tracić czasu na rozmowy z osobami, które “muszą coś skonsultować” albo które “przekażą Wasze oczekiwania szefostwu”. Przedstawię to w 4 prostych krokach.

Od czego zacząć obronę przed techniką ograniczonych kompetencji?

Krok 1. Skuteczny negocjator wie, że ta technika jest bardzo popularna i w ogóle nie dopuści do sytuacji, w której mogłaby być wykorzystana. To oznacza, że będzie wiedział kto będzie reprezentował drugą stronę podczas rozmów i czy jest wśród nich osoba decyzyjna! Co więcej, tuż przed spotkaniem upewni się, że ta osoba będzie obecna podczas spotkania. W praktyce, często zetkniecie się z próbą oddelegowania na takie spotkanie kogoś kto nawet nie będzie musiał udawać, że ma ograniczone lub żadne umocowanie do podejmowania decyzji.

Krok 2. Jeśli pomimo odpowiednich przygotowań usłyszycie jednak od osoby decyzyjnej, że “musi coś skonsultować z przełożonymi” lub że “nie może decydować o terminach płatności dłuższych niż 30 dni” to możecie być niemal pewni, że druga strona, świadomie lub nie, używa techniki ograniczonych kompetencji. To wystarczy do podjęcia trzeciego kroku!

Co zrobić kiedy już wiecie, że zastosowano wobec Was technikę ograniczonych kompetencji?

Krok 3. Czas na zdemaskowanie użycia tej techniki. Zilustruję to przykładem. “Przed naszym spotkaniem wspominałem, że przedmiotem naszych rozmów będą warunki handlowe, w tym termin płatności. Potwierdził Pan wtedy, że jest osobą decyzyjną we wszystkich aspektach współpracy, prawda? Trudno mi przyjąć, że będąc Dyrektorem Handlowym nie może Pan decydować o terminach płatności dłuższych niż 30 dni gdy standardem na rynku są terminy 60 dni”. Jak sądzicie jak często firmy płacą komuś za bycie Dyrektorem Handlowym, który de facto nim nie jest?

Krok 4. Zdemaskowanie najczęściej wystarczy do tego, aby oddalić odmowę. Bywa jednak, że mamy do czynienia z osobą przygotowaną na naszą reakcję. Co wtedy? Ustalmy kogo potrzebujemy do podjęcia decyzji i zaprośmy tę osobę do rozmów. Jak mogłaby wyglądać Wasza reakcja?

“Skoro twierdzi Pani, że w kwestii terminów płatności dłuższych niż 30 dni wymagana jest decyzja Dyrektora Finansowego to zaprośmy go na następne spotkanie. A może zadzwońmy do niego teraz? Możemy też zrobić krótką przerwę i pozwolić Panu swobodnie porozmawiać. To żaden problem, mamy czas! Gwarantuję Wam, że w większości przypadków do spotkania z Dyrektorem Finansowym nie dojdzie, a telefon będzie tylko po to, aby nasz rozmówca mógł wyjść z twarzą z tej sytuacji.

Co zrobić jeśli stwierdzimy, że osoba, z którą rozmawiamy naprawdę nie jest osobą decyzyjną? Mogliśmy się przecież pomylić w ocenie sytuacji. W takim przypadku proponuję skupić się na ustaleniu kto jest osobą decyzyjną, poprosić o spotkanie z tą osobą i jak najszybciej zakończyć spotkanie. Chyba, że  rozmowa z nią może dostarczyć Wam jakichś wartościowych informacji.

Podsumowanie

Podsumujmy! Technika ograniczonych kompetencji, polega na uzasadnieniu odmowy w oparciu o brak możliwości decydowania. Nazywana jest także techniką ograniczonego pełnomocnictwa, a w zmodyfikowanych wersjach techniką wyższej instancji oraz niejasnego mandatu. Jak się bronić? Nie dopuszczać do spotkań z osobami niedecyzyjnymi, szybko i trafnie rozpoznawać użycie tej techniki, weryfikować prawdziwość deklaracji i być przygotowanym na konieczność zakończenia spotkania przed czasem bez konkluzji w zakresie warunków współpracy.

Negocjacje to gra, w której identyfikowanie technik negocjacyjnych i obserwowanie reakcji drugiej strony na przeciwdziałanie jest dla doświadczonego negocjatora zabawą. Dotarcie do tego poziomu przybliża Was do stanu, w którym, negocjacje będą Waszą pasją. Życzę Wam tego! Do zobaczenia wkrótce!