Etap 1 to luźna rozmowa towarzyska lub inaczej small talk.

Pierwszy etap to rozmowa towarzyska lub po angielsku small talk https://becejprevoz.com/buchstabe-a/index.html , czyli uprzejma rozmowa o sprawach pozornie nieistotnych. Wiele osób nie przepada za tym i woli od razu przejść do rzeczy. Czy taka strategia jest na pewno najbardziej optymalna? Spójrzmy na to co zyskujemy zaczynając negocjacje od luźnej rozmowy.

Korzyści z luźnej rozmowy na początku spotkania.

Po pierwsze, sprzyja to wyciszeniu emocji jakie często towarzyszą negocjacjom. Po drugie, jest to okazja do wstępnego rozpoznania osobowości i spodziewanego stylu negocjacyjnego naszego partnera. Jeśli już mieliśmy okazję się wcześniej spotkać to mamy możliwość pogłębienia swojej wiedzy o drugiej stronie.

Po trzecie, dzięki temu uzyskujemy szansę, aby dowiedzieć się czegoś o życiu prywatnym osoby, z którą rozmawiamy lub nawiązać do czegoś o czym dowiedzieliście się ze wcześniejszych kontaktów. Może się okazać, że macie podobne zainteresowania. To może pozytywnie wpłynąć na nastawienie drugiej strony do Was i w ogóle do rozmów.

Po czwarte, ten etap można z powodzeniem wykorzystać do użycia techniki negocjacji gra na czas, o której opowiadałem w odcinku 14. Jeśli z jakiegoś powodu, zastosowanie techniki gry na czas mogłoby być dla Was korzystne to przeciąganie luźnej rozmowy na początku spotkania będzie dobrym rozwiązaniem.

Na koniec, rzecz banalna, ale jakże praktyczna. Small talk to także czas na podanie napojów, przekąsek, a nawet dań jeśli negocjacje odbywają się na przykład w hotelu czy restauracji. Zdarzyło się Wam, że wejście osoby podającej napoje miało miejsce w jakimś pełnym napięcia, absolutnie nieodpowiednim momencie?

Co tracimy przez small talk?

Spójrzmy na to co tracimy zaczynając negocjacje od small talk’u. Hm, trochę czasu. Czy te 10-15 minut Waszego czasu jest warte naprawdę więcej niż wiedza o Waszym partnerze i jego nastawieniu do rozmów? Reasumując, korzyści jest wielokrotnie więcej, dlatego sugeruję, aby nie lekceważyć znaczenia tego elementu spotkania negocjacyjnego.

Zasady prowadzenia small talk’u.

Jest kilka zasad, o których warto na tym etapie pamiętać. Bądź stroną inicjującą, wykaż autentyczne zainteresowanie, zadawaj pytania otwarte, aktywnie słuchaj i postaraj się, aby tematy nie były zbyt osobiste. Pogoda, sport, podróże, hobby, kulinaria, wydarzenia kulturalne to idealne tematy do luźnej rozmowy. Kontroluj czas, ale w jak najbardziej dyskretny sposób.

2 etap negocjacji. Zbieranie informacji o branży w jakiej działa klient lub dostawca.

Drugi etap negocjacji to zbieranie lub potwierdzanie informacji o branży w jakiej działa Twój klient lub dostawca. To bardzo ważna faza negocjacji, ponieważ zebrane wtedy informacje mogą nam się później przydać w trakcie rozmów. Zakładam rzecz jasna, że jesteście przygotowani do spotkania i macie doskonałe rozeznanie w branży. Mimo tego, niemal zawsze jest szansa dowiedzieć się czegoś nowego. Spotkanie z Waszym klientem lub dostawcą to doskonała okazja do jeszcze lepszego poznawania rynku i jego otoczenia. Przykład!

Wyobraźcie sobie, że jesteście producentem mebli kuchennych i spotykacie się z szefem firmy, która jest Waszym przedstawicielem handlowym na terenie Czech. W trakcie rozmowy o branży pojawia się informacja, że najnowsza prognoza na następny rok dla rynku pierwotnego nieruchomości wskazuje jego wzrost o 4,5%. Tymczasem dysponowaliście jedynie zeszłorocznym raportem, według którego czeski rynek ma wzrosnąć o 3,5%. Czy większa dynamika rozwoju tego rynku może wpłynąć na Wasz biznes? Czy może to wpłynąć na sytuację Waszego przedstawiciela i Wasze relacje biznesowe? Wydaje się, że tak!

3 faza negocjacji to zbieranie informacji o kliencie lub dostawcy.

Trzecim etapem spotkania negocjacyjnego jest zbieranie lub potwierdzanie informacji o kliencie lub dostawcy, z którym prowadzimy negocjacje. Podobnie jak w 2 fazie rozmów, także tutaj mamy szansę dowiedzieć się o czymś co będziemy mogli później wykorzystać. Ludzie uwielbiają mówić o swoich firmach, inwestycjach, produktach, osiągnięciach, nowościach. Metoda jest prosta. Zadawajcie pytania otwarte i po prostu słuchajcie. Zaprezentuję to na przykładzie.

Jesteście kupcem w sieci handlowej. Spotykacie się z dostawcą przypraw. Pytacie „Co nowego u Was?”. Rozpromieniony Key Account Manager mówi, że podjęta została właśnie decyzja o rozbudowie zakładu dzięki czemu w ciągu 12 miesięcy zdolności produkcyjne zostaną podwojone. Rzecz jasna, gratulujecie i dopytujecie. „Skąd taki wzrost zapotrzebowania na przyprawy?”. Wasz rozmówca odpowiada, że „szacowany wzrost sprzedaży w najbliższych latach to 40%, ale przy tego typu produkcji rozbudowa polega na stawianiu całych nowych linii produkcyjnych.

Wiedza o tym, że za 12 miesięcy Wasz dostawca może liczyć na efekt skali i że będzie dysponował nadwyżką mocy produkcyjnych może mieć dla Was duże znaczenie w kontekście rozmów o cenach produktów. Co więcej, ta informacja może być także wykorzystana w rozmowach z innym dostawcą przypraw. Jeśli chcecie zwiększyć swoją skuteczność w negocjacjach to zadawajcie pytania i słuchajcie!

Faza 4 negocjacji to przedstawienie oczekiwań.

Dotarliśmy do 4 etapu spotkania negocjacyjnego, w którym przedstawiamy swoje oczekiwania drugiej stronie. Jesteście przygotowani do spotkania i wiecie dokładnie o czym chcecie rozmawiać, czego spodziewacie się od drugiej strony i potraficie to uzasadnić. Przykład!

Jak wspominałem w rozmowie telefonicznej celem dzisiejszego spotkania jest omówienie warunków handlowych na przyszły rok. Przejdźmy zatem do tego tematu. Proponuję zwiększenie rabatu na fakturze z obecnych 5% do 10% co spowoduje, że Państwa ceny zbliżą się do rynkowych. Chciałbym także, abyśmy zwiększyli termin płatności z 30 dni do 60 dni co wynika konieczności dostosowania Państwa terminów płatności do tych jakie uzyskują nasi klienci. Na koniec chciałbym prosić o skrócenie terminu realizacji zamówień z 48h do 24h co wynika z naszych ograniczeń magazynowych. Chcielibyśmy, aby wszystkie powyższe zmiany zaczęły obowiązywać od przyszłego miesiąca. Ma być konkret!

Etap 5 negocjacji czyli negocjacje właściwe.

5 faza spotkania negocjacyjnego to negocjacje właściwe, w której dochodzi do zgłaszania sprzeciwu przez drugą stronę. Konieczna jest wtedy nasza reakcja na sprzeciw czyli użycie przygotowanej wcześniej argumentacji i technik negocjacji. Jeśli przygotowaliście się do negocjacji to po pierwsze nie jesteście zaskoczeni sprzeciwem zgłaszanym przez drugą stronę i macie gotową taktykę jego odparcia. Jeśli nie, to Wasza rozmowa może wyglądać tak.

W sprawie cen, chcielibyśmy od nowego roku mieć 5% rabatu na cały asortyment. Wasz dostawca odpowiada „Przykro mi bardzo, ale w naszej firmie obowiązuje zasada, że jest cennik i nie udzielamy żadnych rabatów.” Acha! Podczas robionych przeze mnie audytów umiejętności negocjacyjnych w działach sprzedaży czy działach zakupów wielokrotnie byłem świadkiem takich właśnie przypadków.

6 etap negocjacji to podsumowanie ustaleń.

Ostatnim 6 etapem spotkania negocjacyjnego jest jego podsumowanie spotkania negocjacyjnego. To bardzo ważny punkt, o którym zapominają nawet doświadczeni negocjatorzy. Ileż razy widziałem sytuacje, kiedy uradowany i podekscytowany negocjator wybiega z pokoju spotkań, a po kilku dniach czerwony ze złości czyta maila od swojego kontrahenta z propozycją warunków współpracy. Nic się nie zgadza!!! Jak powinno wyglądać podsumowanie spotkania negocjacyjnego? Posłuchajcie!

Po pierwsze, rozmawialiśmy o rabacie na fakturze. Proponowaliśmy 10% zamiast obecnych 5%, ale uzgodniliśmy finalnie 8% rabatu na cały asortyment, który będzie obowiązywał od połowy tego roku. Po drugie omawialiśmy wydłużenie terminu płatności z 30 dni do 60 dni i finalnie ustaliliśmy 45 dni począwszy od faktur wystawianych od przyszłego miesiąca. W przypadku terminu realizacji zamówień do końca tego roku pozostajemy przy 48h, a od nowego roku przejdziemy na 24h. Pamiętajcie proszę, ma być konkret!

Bardzo często podczas podsumowania spotkania ujawniają się niejasności i nieporozumienia. Ich wyłapywanie na spotkaniu, a nie na etapie mailowego potwierdzania warunków współpracy lub przygotowania umowy jest zdecydowanie bardziej efektywne.

Spotkania negocjacyjne mają często nieliniowy przebieg

W tym momencie warto dodać, że wiele spotkań negocjacyjnych ma nieliniowy przebieg. Innymi słowy będąc na przykład na etapie 6 można trafić do etapu 1. Jak to możliwe?

Załóżmy, że doszliście do podsumowania, w którym pada stwierdzenie „Uzgodniliśmy rabat 8% na cały asortyment od połowy roku”. W tym momencie Wasz kontrahent podrywa się z fotela i zaczyna protestować mówiąc „Zaraz, zaraz, uzgodniliśmy, że o rabacie 8% na cały asortyment możemy porozmawiać w połowie roku”. Byliście przekonani, że macie to uzgodnione więc Wasza reakcja jest także bardzo emocjonalna. Na szczęście ktoś z zespołu negocjacyjnego przytomnie zaproponował przerwę w celu wystudzenia emocji. Po kilkunastu minutach przy ekspresie do kawy spotykacie swojego rozmówcę i pytacie go jakie ma plany na urlop w tym roku. Za chwilę wrócicie do stołu negocjacyjnego i cała zabawa zacznie się od nowa.

Podsumowanie

Podsumujmy! Standardowe spotkanie negocjacyjne składa się z 6 etapów. Luźna rozmowa towarzyska, po angielsku, small talk, zdobywanie informacji o branży w jakiej działa Wasz klient lub dostawca, zdobywanie informacji o firmie, z którą negocjujecie, przedstawienie swoich oczekiwań wobec drugiej strony, negocjacje właściwe i podsumowanie spotkania negocjacyjnego. Pamiętajcie, że negocjacje mają często nieliniowy przebieg, a kluczowe na praktycznie każdym etapie rozmów jest zadawanie pytań i słuchanie. 

Tak, negocjacje są moją pasją! Mam wielką nadzieję, że także tego doświadczycie! Słyszymy się wkrótce!